Crises professioneel managen

Beheersen van logistieke processen in een turbulente omgeving

Geen enkele crisis is hetzelfde. De ontbossing, milieuvervuiling, ontginnen van fossiele stoffen, oorlogen, bevolkingsgroei, migratie naar steden aan zee en aardbeving gevoelige gebieden zijn allen menselijke acties, die oorzakelijk zijn voor rampen. We moeten ons voorbereiden op crises door de gevolgen hiervan: grote bosbranden, verwarming van de aarde, verhoging van het zeepijl, migraties, epidemieën (SAR en Corona). Elke crisis is voornamelijk een logistieke uitdaging en vraagt om een aanpak die rekening houdt met de omgeving, beschikbaarheid van materialen en mensen en kundigheid van de hulpverleningsdiensten. Rampscenario's zijn te voorkomen door goede controle en beheer als ook het niet berusten in onvoldoende onderzochte aannames. In een land waar alles nog op rolletjes lijkt te lopen, krijgt de voorbereiding op crisis te weinig aandacht en dat kan en mag niet zo zijn.

Situationele besluitvorming

Het is belangrijk dat overheidsbestuurders zich goed voorbereiden op crises, flexibel en adaptatief kunnen schakelen, en gecoördineerd samenwerken met alle hulpverleningsdiensten. Zo kunnen zij de emotionele en materiële schade in crisissituaties tot een minimum beperken.
Het Cynefin-model (zie afbeelding hiernaast) van Lord David Snowdon met de bewerking van Prof. Simon French en Jan Otten is een zeer waardevol kader om verschillende typen crises te onderscheiden en de juiste besluitvormingsaanpak te kiezen. Het helpt bestuurders om snel in te schatten of een crisis complex, gecompliceerd, eenvoudig of chaotisch van aard is, en daarop te anticiperen
Door verkeerde aannames, slechte communicatie en onbegrip worden in de aanpak van crises vaak fouten gemaakt wat weer leidt tot domino-effecten met een opeenstapeling van aanpassingen. Preventie en proactieve voorbereiding zijn cruciaal. Wanneer crisisdiensten uniform georganiseerd zijn volgens gestandaardiseerde functies en processen, kunnen zij efficiënter samenwerken en sneller schakelen tijdens een crisis. De 'lessons learned' vanuit evaluaties, zoals bij FEMA (Federal Emergency Management Agency) in de VS leren ons dat centrale coördinatie en eenduidige rolverdelingen de crisisrespons aanzienlijk kunnen versterken. Initiatieven als Homeland Security en het Incident Command System zijn goede voorbeelden hiervan.
Situationeel leiderschap, gebaseerd op real-time informatie en nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen, kan dergelijke problemen voorkomen.

Strategisch crisis aanpak met behulp van het Cynefin model

Crisis management modellen

Een crisisbeheersingsmodel is het conceptuele kader voor alle aspecten van het voorbereiden op, voorkomen van, omgaan met en herstellen van een crisis. Door gebeurtenissen via een model te bekijken, krijgen crisismanagers context en kunnen ze de "best practices" beter toepassen. Een crisis is een onvoorspelbare of weinig waarschijnlijke gebeurtenis die aanzienlijke negatieve gevolgen kan hebben voor een bedrijf. Vaak zijn de oorzaken, gevolgen en oplossingen voor een crisis onduidelijk, maar belanghebbenden moeten snel handelen. Deze definitie bevat de ideeën van onderzoekers op het gebied van crisisbeheersing, zoals Christine Pearson en Judith Clair, die in 1998 een van de eerste alomvattende crisisdefinities ontwikkelden in "Reframing Crisis Management". In 2007 bracht W. Timothy Coombs een andere veel geciteerde definitie van "crisis" naar voren die benadrukt hoe belangrijk het is dat belanghebbenden de onvoorspelbare gebeurtenis als een bedreiging zien. Veel modellen zijn ontwikkeld als onderdeel van een grotere inspanning om de algehele organisatorische capaciteit en vaardigheden op te bouwen om crises te anticiperen, te voorkomen en te beperken. Daarom benadrukken de meeste modellen het belang van het nemen van initiatief in plaats van reactief te zijn. De bekendste zijn van Steven Fink, Gonzales Herrero en Pratt, Ian Mitroff, John Burnett en Tony Jacques.

Bekende theoretische crisismanagement modellen van Smartsheet

Kennisdeling

Een goed systeem voor real-time situatierapporten aan de hand van veel sensoren die dagelijks in gebruik zijn: Live Earth;
Ian Mitroff is een gerespecteerd ervaren crisismanagement researcher. Zijn website geeft veel info: Mitroff crisis management;
De FEMA heeft een speciale website waar nieuwe ideeën kunnen worden gepost en worden beoordeeld: Ideascale;
De OODA-loop van Kol. John Boyd is een goed strijdplan model, zie: Observe Oriënt Decide Act loop;
In 2016 kennis aangeleverd voor het boek Grip Op Crisis;
Zeer goede manier van crisis communicatie in San Francisco www.fs72.org;
Internationaal gebruikt opensource crisismanagementsysteem van de Sahanna foundation;
Publicatie van mijn hand in 2006 in het officierenmagazine Carré over Civiel Militaire Samenwerking;
PowerPointpresentatie voor Chinese delegatie in 2013: Crisis management in the Netherlands;
Presentatie tijdens NATO STSjoint workshop Crisis management changes;
Zonder risico's geen maatschappij, zie: Goudse Kaas model;
Voordracht en uitleg over NIMS National Incident management System;
Tot welke diepte kun je gaan in het omschrijven van rampenplannen, zie: Adhocratie versus Bureaucratie;
Bijdrage lezing congrescentrum: Big disaster, international response;
Presentatie Mainport security 2007 The Weakest Link;
Presentatie TIEMS Trogir 2007 TIEMS presentatie;
Presentatie SBO 2007 Anti gaten ICT oplossingen;
Column NRC-NEXT aug. 2007: Nederland is veiliger in private handen;
Bijdrage Computable sept 2007: Overheid niet voorbereid op ICT-ramp;
De UNHCR heeft een crowd sourcing mobility systeem Ushahidi.com laten ontwikkelen. Waaruit een city resilience community is ontstaan: Cityresilience.net;
Steeds meer zal er bi-directioneel overheid-burgers gewerkt dienen te worden, tijdens het beheersen van incidenten en crises. Via internet wordt steeds gezocht naar die bi-directionaliteit o.a. website vrijheid van journalistiek: Mapping Media Freedom en de website georganiseerd door Indiase vrouwen SafeCity India;
De Verenigde Naties heeft samen met de OCHA, Vodafone en Harvard een rapport uitgebracht over de toekomstige manier van informatie delen bij humanitaire rampen: Disaster Relief 2.0.

Innovatie tips

Door de beschikbaarheid van steeds meer data, het eenvoudig vervaardigen van apps en de voortdurende beschikbaarheid van draadloze netwerken wordt aan hulpverleningsdiensten en overheden informatie ter hand gesteld die enorme mogelijkheden op diverse gebieden o.a.:

Patroonherkenning in de aanpak van incidenten uit de data van voorgaande incidenten;
Voorspellen van mogelijke incidenten;
(Geo)Informatie over gebouwen, gebieden en gevaarlijke stoffen;
Delen van informatie met sociale media;
Vernieuwende publiek-private samenwerking constructies;
Uitbreiding communicatiemogelijkheden met iedereen.

In Nederland wordt teveel op het eigen land terwijl als er echt een ramp is, we afhankelijk worden van het buitenland en eventueel van de VN met haar hulp organisaties OCHA en de UNHCR. Wie in Nederland kent Usahidi of Sahanna? Dit zijn de systemen die door internationale hulporganisaties worden gebruikt bij grote rampen. Stel dan de vraag "Kan ons in Nederland ook een grote ramp overkomen?"